KINH NGHIỆM QUẢN TRỊ RỦI RO SỰ KIỆN

Đăng bởi : Nguyễn Thị Minh Huệ

Tổ chức sự kiện mà một trong những hoạt động của các công ty, doanh nghiệp, đoàn thể có vai trò quảng bá và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Một sự kiện được diễn ra là tập hợp của rất nhiều những hoạt động, con người cũng như các đối tác liên quan. Vì thế quản trị rủi ro sự kiện là công tác cần được sự quan tâm đặc biệt không chỉ với leader sự kiện mà tất cả thành viên tham gia tổ chức. Vì thế, bổ sung kinh nghiệm và các kỹ năng giải quyết rủi ro là tiền đề quan trọng tạo nên những sự kiện thành công.

1. Các rủi ro sự kiện thường gặp

Để có thể quản trị rủi trong sự kiện tốt, trước hết cần nhận biết được các dạng rủi ro và nguồn gốc xuất phát của từng dạng rủi ro đó. Rủi ro sự kiện hay nhiều người vẫn thường gọi “phốt sự kiện” có thể xuất phát từ bất kỳ đâ, trong bất kỳ giai đoạn nào.

Tất cả những hoạt động xung quanh sự kiện đều có thể có rủi ro sự kiện

- Rủi ro trong lập kế hoạch

Người lập kế hoạch cần tỉnh táo trong để tránh xác định sai về đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi event. Điều này sẽ làm mọi ý tưởng của buổi event không phù hợp với thực tế. Xác định sai đối tượng cũng có thể dẫn đến thiết kế, bài trí không gian bị sai lệch, không phù hợp với phong cách và không khí buổi event. Một buổi lễ khánh thành nhà máy sẽ khác với event tung ra sản phẩm mới, trong khi lễ khánh thành cần không khí trang nghiêm thì buổi launching sản phẩm lại có xu hướng không khí sôi động, tươi vui.

Rủi ro trong việc tìm công ty dịch vụ hỗ trợ tổ chức event cũng là vấn đề cần cân nhắc rất kỹ trong quản trị rủi ro sự kiện. Nếu không tìm được công ty phù hợp và không đủ khả năng sẽ rất dễ làm thất bại buổi event. Khi thiết kế cơ cấu nhân sự cũng có những rủi ro rất lớn, thiếu nhân lực hay nhân lực không chất lượng đề làm giảm hiệu quả tổ chức.

- Rủi ro trong hoạch định ngân sách: Nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chạy event sẽ không có khoản ngân sách bù vào, nếu ngân sách quá lớn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất, tăng chi phí, giảm lợi nhuận của công ty.

- Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: người quản trị rủi ro sự kiện chắc chắn không thể bỏ qua điều này. Không thông báo cho khách hàng mục tiêu đúng kênh truyền thông gây hậu quả là nhiều người không biết đến sự kiện; không liên lạc thường xuyên với khách hàng, không nhắc nhở họ thì chắc chắn họ sẽ mau chóng quên đi buổi event. Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ rõ ràng sẽ gây nhầm lẫn cho khách mời. Bên cạnh đó cũng cần quan tâm đến cảm nhận của khách hàng về buổi event, nội dung không hay, tiếp tân không chu đáo, chất lượng sự kiện kém sẽ làm mất hình đẹp của công ty đối với khách hàng.

- Rủi ro trong quyết định vị trí, địa điểm không gian tổ chức sự kiện: không gian không phù hợp với lượng người tham dự, không gian quá hẹp trong khi lượng người lại đông sẽ tạo cảm giác chật chội gây khó chịu cho khách mời; hoặc không gian rộng trong khi lượng người tham gia ít sẽ gây tốn kém chi phí, cảm giác thiếu ấm cúng. Bên cạnh đó, rủi ro sự kiện thường thấy về địa điểm chính là việc khó khăn trong di chuyển, gần nơi dễ kẹt xe, đám đông, ô nhiễm âm thanh,….

- Rủi ro sự kiện đến từ việc đảm bảo an toàn trong thời gian sự kiện diễn ra. Các vấn đề ý tế và các trường hợp khẩn cấp đều được tính trước như ngộ độc thực phẩn khi ăn uống, vấn đề sức khỏe bất thường từ vị khách nào đó. Tình trạng cháy, hỏa hoạn,…có thể xảy ra gây nguy hiểm cho những người tham dự, đặc biệt là những sự kiện liên quan trực tiếp đến sản phẩm dễ cháy nổ. Người quản lý sự kiện cũng cần phải quan tâm đến việc bảo quản các tài sản cá nhân của những người tham gia và tài sản chung. Đây là rủi ro có thể xảy ra đối với những sự kiện mang tính cộng đồng cao, tình huống xấu nhất là khách hàng có thể bị mất những tài sản có giá trị khi tham dự buổi event. Trong những sự kiện đông người, nhất là những sự kiện có tiệc, ăn uống sẽ có thể xuất hiện những rủi ro về các cuộc tranh chấp, cãi vã trong các khách mời gây lộn xộn, mất trật tự trong buổi event.

- Rủi ro trong chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: tình huống mất điện, mất đường cable Internet…gây rối loạn hay cho thấy sự chu đáo trong chuẩn bị. Rủi so sự kiện ở phần này còn từ việc không thiết kế, tính toán đủ số lượng bàn ghế cần thiết cho khách mời gây thiếu hụt; dụng cụ sân khấu bị thiếu hoặc hỏng hóc như thiếu ánh sáng cần thiếu, micro, loa, thiếu trang trí cũng sẽ gây cho khách mời cảm giác ban tổ chức thiếu chu đáo. Những chi tiết nhỏ nhặt cũng cần được quan tâm như banner, standee, flyers, Bruchures…

- Rủi ro từ các yếu tố môi trường: môi trường tự nhiên (mưa, gió, bão, động đất,…), môi trường văn hóa – xã hội (thói quen, cách ứng xử của người tham gia sự kiện) và môi trường chính trị pháp luật liên quan đến thủ tục, giấy tờ, hợp đồng cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,….

2. Quy trình quản trị rủi ro sự kiện

Quy trình quản trị rủi ro sự kiện

Bước 1: Tìm hiểu chung: xem xét loại hình của sự kiện, đối tác khách hàng, quản lý, các bên liên quan và môi trường xung quanh

Bước 2: Xác định rủi ro: xác định tất cả các rủi ro có thể xảy ra

Bước 3: Quyết định: xem xét và xác định các loại rủi ro có thể xảy ra

Bước 4: Đánh giá rủi ro: đánh giá rủi ro sự kiện và xem xét biện pháp phòng ngừa hiện tại đã đầy đủ chưa

Bước 5: Điều kiển: kiểm soát những vấn đề có thể phát sinh

Bước 6: Hành động giảm nhẹ: xem xét những biện pháp giảm thiểu rủi ro

Bước 7: Rủi ro sự kiện cụ thể: đánh giá mức độ tổn thất mà rủi ro mang lại

Bước 8: Ghi chú: ghi chú lại phát hiện của bạn

Bước 9: Review: Xem lại các đánh giá và sửa lại nếu cần thiết

Trên đây chỉ là những kinh nghiệm tổng quan nhất mà OHSHO đúc kết được trong quá trình tổ chức các sự kiện của mình. OHSHO hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình quản trị rủi ro sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Đừng ngại liên hệ với OHSHO để nhận được sự tư vấn cũng như những lời khuyên hữu ích về ngành tổ chức sự kiện.

Chúc các bạn thành công trong sự kiện của mình.

Back to top

Gọi Ngay: 0916445986