Đăng bởi : Nguyễn Thị Minh Huệ
Thông thường, ngay sau khi sự kiện kết thúc, cả tean chạy event sẽ lập tức cảm thấy thở phào nhẹ nhõm, vui mừng khi nghĩ ngay đến các kế hoạch khác. Nhưng thật ra liệu đó có phải là việc nên làm nếu không muốn sự kiện của bạn sớm nhanh chóng rơi vào quên lãng.
Bạn thường làm gì đầu tiên ngay sau khi sự kiện kết thúc?
A. Thở phào nhẹ nhõm và chuẩn bị lên kế hoạch cho sự kiện lần tới?
B. Chuyển ngay sang thực hiện các dự án khác?
C. Phân tích thành công của sự kiện và thực hiện các hoạt động khác sau sự kiện?
Đa số các event planner sẽ chọn những câu trả lời A hoặc B mà quên mất rằng sau sự kiện cũng có rất nhiều việc cần làm để tang thêm danh tiếng cho sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Vì thế khi lên kế hoạch cho bất cứ sự kiện nào, event planner cũng đừng quên thêm và phần checklist các công việc sau:
1. Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện
Hình ảnh được dùng làm nguyên liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo hoặc quảng bá những sự kiện tương tự. Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình, hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp, tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi.
2. Thực hiện video sau sự kiện
Không dừng lại ở hình ảnh, video sau sự kiện cũng góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện đó. Đặc biệt, video giúp những người không có cơ hội đến sự kiện được xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động nhất, truyền cảm hứng cho cả những sự kiện diễn ra tiếp sau đó.
3. Truyền thông sau sự kiện
Truyền thông sau sự kiện nắm vai trò quan trọng không kém phần trước sự kiện bởi đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. Sử dụng tất cả công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter,…gửi bài cho báo chí, các trang chuyên ngành sự kiện khác. Bên cạnh đó, lựa chọn một vài cụm từ có tính gợi nhớ đến sự kiện cũng là một cách truyền thông hiệu quả.
4. Lấy ý kiến khách tham dự
Đừng ngại ngần hỏi feedback – ý kiến và cảm nhận – của khán giả, khách tham dự về sự kiện của bạn. Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn. Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, này cần lựa chọn phương pháp hợp lý và k gây phiền toái cho người được hỏi.
5. Rút kinh nghiệm chạy event
Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xương máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện.
