Đăng bởi : Lê Minh Trang
# Sai lầm thứ 1: Thất bại trong việc phân bổ các nguồn lực đúng đắn, với các kỹ năng phù hợp.
Vấn đề: Đây là sai lầm đứng đầu danh sách, một sự kiện mà bị phân công sai người chỉ đạo, phụ trách, thì nắm chắc thất bại trong tay. Chìa khóa cho một sự kiện thành công đó chính là phân bổ nguồn lực với các kỹ năng phù hợp.
Giải pháp: Nhà tổ chức sự kiện phải có những kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm đương một khối lượng công việc thật tốt, và phân công nhân lực đúng với chuyên môn của họ. Điều này sẽ làm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
# Sai lầm thứ 2: Thất bại trong việc để ý đến những thay đổi trong phạm vi của sự kiện.
Vấn đề: Sự kiện nào khi diễn ra trong thực tế cũng không thể giống y nguyên như trong kịch bản đề ra, sẽ có những thay đổi bất ngờ và những sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Sẽ là thất bại nếu không nắm được một sự thay đổi dù là nhỏ nhất, có nghĩa là mọi việc đã nằm ngoài vòng kiểm soát, do đó không thể kịp thời đưa ra phương án ứng phó.
Giải pháp: Phải đưa ra được một bản kế hoạch giải quyết các tình huống phát sinh trong sự kiện. Đây là cách rất nhanh và hiệu quả để kiểm soát tình hình. Ví dụ vấn đề bổ sung chỗ ngồi, hay thực phẩm…đồng thời là thời gian, ngân sách, và cá nhân cụ thể sẽ phụ trách từng việc.
# Sai lầm thứ 3: Thiếu kinh nghiệm quản lý sự kiện.
Vấn đề: Một sự kiện có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát nếu không có những người quản lý sự kiện giàu kinh nghiệm, những người đứng mũi chịu sào cho một sự kiện.
Giải pháp: Bước đầu tiên là thuê các nhà tổ chức sự kiện có chứng chỉ và có sự khéo léo cần thiết để hiểu và quản lý tốt những nhu cầu của khách hàng. Nhà tổ chứ sự kiện tốt là phải có sự kết hợp của “kỹ năng mềm” với các bên liên quan và chứng minh được làm thế nào để lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý rủi ro hoàn hảo.
# Sai lầm thứ 4: Lặp lại quy trình tổ chức sự kiện cho các sự kiện khác nhau
Vấn đề: Đây là một sai lầm phổ biến cho các nhà lên ý tưởng sự kiện. Cùng áp dụng một kế hoạch cho các sự kiện khác nhau sẽ khiến cho sự không phù hợp gia tăng, có thể lúc đầu sẽ suôn sẻ, nhưng càng về cuối, tính chất của từng sự kiện sẽ lộ rõ hơn, và sai lầm là không tránh khỏi. Sự kiện sẽ bị thất bại vào phút cuối.
Giải pháp: Một kế hoạch được xác định rõ và thống nhất sẽ giúp các nhà tổ chức sự kiện giải quyết mọi công việc một cách hiệu quả và làm tăng mức độ phù hợp của tất cả các hoạt động liên quan đến việc thực hiện một sự kiện.
