Đăng bởi : Lê Minh Trang
Tìm kiếm để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những công việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự thành công của chương trình sự kiện.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tốt sẽ giúp rất nhiều trong việc giảm thiểu thời gian đi lại, công sức bỏ ra và các chi phí phát sinh liên quan đến sân khấu, ánh sáng, set up, …cũng như thể hiện được đúng tiêu chí và tinh thần của sự kiện. Vậy, liệu những điều gì cần quan tâm trong quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hay có những kinh nghiệm gì có thể áp dụng? Bài viết này là những chia sẻ về quá trình cân nhắc và những tiêu chí khi chọn địa điểm sự kiện sẽ diễn ra.
1. Vị trí ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Đây là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi tiến hành đánh giá tính phù hợp của một địa điểm tổ chức sự kiện vì nó đại diện cho bộ mặt của toàn bộ đơn vị tổ chức. Tùy tính chất hay đặc điểm của sự kiện sẽ có những tính phù hợp khác nhau. Tuy nhiên, có một số điều cần lưu ý về vị trí địa lý để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp:
- Nên chọn địa điểm những nơi trung tâm, hoặc không quá xa trung tâm (kinh nghiệm là nên ít hơn 5km). Nếu sự kiện của công ty, có thể lựa chọn các địa điểm gần với địa chỉ công ty, giảm thiểu thời gian di chuyển của người tham gia.
- Đường xá di chuyển thuận lợi, có đường lớn, gần bến xe bus, dễ dàng bắt taxi, và nên ưu tiên với những địa điểm ít bị tắc đường để tránh ảnh hưởng đến giờ giấc di chuyển của khách làm muộn giờ sự kiện.
- Nên chú ý đến địa điểm gửi xe, hoặc bến xe, không nên để người tham dự phải đi bộ quá nhiều, tránh ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng.
Địa điểm nên thuận tiện nhất trong những người tham gia
2. Bố cục không gian phù hợp với tính chất của sự kiện
Bạn không thể đưa một sự kiện sang trọng đến một khách sạn tầm trung, điều đó làm mất đi tính chất của sự kiện. Vì thế, trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy đảm bảo hiểu rõ ràng nhất về chương trình mà mình muốn tổ chức. Tất cả mọi thứ đều cần được chuẩn bị kỹ trước khi diễn ra sự kiện, hãy để ý đến những điều nhỏ nhất vì có thể điều đó sẽ phá nát sự kiện của bạn:
- Trước tiên cần đánh giá một cách tổng thể về bố cục và không gian địa điểm: nội thất, thiết kế, phong cách, màu sắc chủ đạo
- Những chi tiết nhỏ cần chú ý: bàn ghế, hế thống ánh sáng; trần nhà (chiều cao, hình dáng, chiều rộng,…), cổng chào, nhà vệ sinh, bục phát biểu, sân khấu, thảm, tường, màn chiếu,…..
- Điều quan trọng nữa là bạn cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ, nhất là chất lượng nhân sự của địa điểm tổ chức. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ tạo nên hình ảnh tốt đẹp của đơn vị tổ chức sự kiện và ngược lại. Hãy chủ động tiếp xúc, nói chuyện cùng họ để đưa ra đánh giá, cùng với đó làm việc với quản lý để có những phương án tổ chức tốt nhất. Đừng coi nhẹ vấn đề này, sẽ rất tai hại nếu khách phàn nàn về nhân sự nào đó của chúng ta.
- Thực đơn của địa điểm tổ chức cũng sẽ rất quan trọng, nếu họ có menu thực đơn sẵn với chất lượng dịch vụ tốt sẽ rất tiện lợi cho chúng ta, tuy nhiên có một số đơn vị không có dịch vụ về đồ ăn, chúng ta cần xem xét lại về tính khả quan.
Bố cục không gian rất quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
3. Mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện
Sẽ không có vị khách nào cảm thấy thoải mái khi đến một sự kiện mà tính an toàn không được đảm bảo. Các yếu tố về công tác đảm bảo an toàn cho sự kiện diễn ra bao gồm: hệ thống phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà hoạt động tốt, đảm bảo quy chuẩn; lối thoát hiểm; camera an ninh, và các thiết bị an toàn khác cũng được triển khai. Đề phòng kẻ gian trà trộn và giải quyết các tình huống khi có xung đột, ẩu đả, lực lượng an ninh tại chỗ cũng cần quan tâm giám sát để đảm bảo an toàn trong suốt sự kiện diễn ra.
4. Giá cả của địa điểm tổ chức sự kiện
Trước khi tìm quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên dành thời gian tham khảo mức giá cạnh tranh từ các đơn vị tổ chức khác nhau. Sau đó, lọc ra các địa điểm có mức giá cạnh tranh tốt nhất. Giảm thiểu được chi phí liên quan đến địa điểm tổ chức sẽ rất có lợi cho chúng ta trong việc dành ngân sách cho các hạng mục khác. Các hạng mục chi phí về địa điểm tổ chức sự kiện như: chi phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện theo ngày hoặc theo giờ; phí dịch vụ, phí quản lý, hoa hồng; thuế giá trị gia tăng cùng các hạng mục chi phí khác,…
Bạn nên tạo cho mình thói quen đọc kỹ và đọc hết hợp đồng trước khi ký kết đảm bảo được quyền lợi và rõ ràng nhiệm vụ. trách nhiệm của cả hai bên. Đừng mơ hồ bất kỳ khoản mục nào.
Trên đây chỉ là những kinh nghiệm tổng quan nhất mà OHSHO đúc kết được trong quá trình tổ chức các sự kiện của mình. OHSHO hi vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Đừng ngại liên hệ với OHSHO để nhận được sự tư vấn cũng như những lời khuyên hữu ích về ngành tổ chức sự kiện.
Chúc các bạn thành công trong sự kiện của mình.
